リモートワークでのコミュニケーション術完全ガイド

コロナ渦からリモートワークが急速に普及し、私たちの働き方は大きく変わりました。

これにより、オフィスでの対面コミュニケーションが減少し、「どのようにコミュニケーションを取るか」が重要な課題となっています。

リモートワークの普及は、働く場所や時間に柔軟性をもたらし、多くのメリットを提供しています。

しかし、その一方で、以下のような課題も浮上していることも事実です。

• コミュニケーション不足
• 孤立感
• モチベーションの低下

これらの課題を克服し、リモートワークでも円滑に仕事を進めるためには、効果的なコミュニケーション術が欠かせません。

そこで、本記事では、以下について解説しています。

• リモートワーク時代におけるコミュニケーションの重要性
• 課題を解決するための具体的なテクニック

これを読むことで、リモートワークでもチームとの連携を強化し、仕事の効率を高めるためのヒントを得ることができるでしょう。

1. リモートワークのコミュニケーション課題

• コミュニケーション不足
• モチベーションの低下
• ITツール
• その他の課題

コミュニケーション不足

リモートワークでは、ちょっとした雑談をする機会が滅多にありません。そもそも会話自体がかなり減ります。

コミュニケーションによって人となりが分かり、信頼関係が生まれることもあるでしょう。その為、コミュニケーションが不足することは大きなデメリットとなります。

モチベーションの低下

リモートワークでは、周りの目がありません。会社員で嫌々仕事をしている人にとってはよりモチベーションを低下させることにつながることでしょう。加えて、仕事仲間や上司から直接フィードバックを受けることもできません。これにより、自分は貢献できているのか？っと疑問に持つこともあるでしょう。

ITツール

リモートワークでは、ITツールを使うことは必要不可欠です。TeamsやZoomだけでなく、リモートワークが進めば進むほど新たなITツールを取り入れて効率の良い仕事環境を整えていくことでしょう。

ですので、新たなITツールを使用することに抵抗があってはいけません。

その他の課題

• 長時間の雑談等の行き過ぎた息抜き
  • 周囲の目を気にすることがない為、メールやチャットで無駄に雑談してしまうことがあります。
• 進捗や作業確認の課題
  • 頻繁に状況報告を要求したり、ちゃんと仕事しているのか？というニュアンスでのビデオ会議で顔出し強要は辞めましょう。
  • 相手を不快にさせることはハラスメントとみなされる可能性があります。

2. 効果的なコミュニケーション術

定期的なミーティングの設定

リモートワークでは、定期的にミーティングを設定しましょう。

• 定例チームミーティング
  • 週に一度、または月に一度の定期的なミーティングを設定しましょう。
  • チームでの進捗管理が目的
• 1対1の個別ミーティング
  • 上司と部下、またはプロジェクトリーダーとメンバーの間で定期的に1対1のミーティングを行いましょう。
  • 個別の悩み解決が目的

ビデオ会議の活用

ハラスメントには注意が必要ですが、ビデオ会議は、効果的なコミュニケーション手段です。ビデオ会議を行うことを事前に共有しておきましょう。

• 顔を見て話す重要性
  • ビデオ会議では、表情を通じて相手の感情や意図を理解しやすくなります。誤解を減らし、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
• ビデオ会議のマナー
  • ビデオ会議では、適切な背景と服装を心がけましょう。また、話すときはマイクをオンにし、聞くときはミュートにするなど、基本的なマナーを守ることが大切です。

チャットツールの活用

チャットツールは、即時性と記録性の両方を兼ね備えており、リモートワークにおいて非常に便利です。LINEが浸透して以降、プライベートでメールを使うことってないですよね。まさにそれと同じで仕事でもチャットを使った方が素早く情報交換できます。

• 即時性と記録性のメリット
  • リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。また、過去のやり取りを簡単に検索できるため、情報の共有や確認がスムーズに行えます。
• 適切な使い分け
  • 業務連絡と雑談を分けるために、チャットツール内に専用のチャンネルを設けると良いでしょう。これにより、重要な情報が埋もれず、効率的にコミュニケーションを取ることができます。

情報共有ツールの効果的な運用

情報共有ツールを活用して、チーム全体で情報を一元管理することが重要です。

• プロジェクト管理ツール
  • TrelloやAsanaなどのプロジェクト管理ツールを使うことで、タスクの進捗状況を可視化し、チーム全体で共有することができます。
• ドキュメント共有ツール
  • GoogleドキュメントやMicrosoft OneDriveなどのドキュメント共有ツールを使うことで、リアルタイムでの共同編集が可能になります。これにより、情報の更新や共有がスムーズに行えます。

フィードバックの重要性

ポジティブなフィードバックと建設的なフィードバックをバランスよく行うことで、チームのモチベーションを維持しやすくなります。

• ポジティブなフィードバック
  • 良い成果や努力を認める。
• 建設的なフィードバック
  • 改善点を具体的に伝え、メンバーの成長を促す。

感謝の気持ちを伝える

些細なことかもしれませんが、感謝の気持ちを積極的に伝えることがより重要になります。

3. コミュニケーションを円滑にするツール

以下のコミュケーションツールについて紹介します。各々特徴がありますので職場に合うツールを探してみてください。

• ビデオ会議ツール
• チャットツール
• プロジェクト管理ツール
• ドキュメント共有ツール
• バーチャルオフィスツール

ビデオ会議ツール

• Zoom
  • 高品質なビデオ会議を提供し、ブレイクアウトルームや画面共有などの機能が充実しています。大規模な会議から小規模なミーティングまで幅広く対応可能です。
• Microsoft Teams
  • チャット機能とビデオ会議機能が統合されており、Office 365との連携もスムーズです。チーム全体でのコラボレーションが容易になります。
• Google Meet
  • シンプルで使いやすいインターフェースを持ち、Google Workspaceとの連携が強力です。手軽にビデオ会議を開始できます。

私が所属している会社では、MMicrosoft Teamsを使用しています。ビデオ会議だけでなく、チャットやドキュメント共有ツールとしても使用でき、これ一つでかなり重宝します。

チャットツール

• Slack
  • チャンネルごとに会話を整理でき、ボットやアプリとの連携が豊富
  • 業務連絡と雑談を分けるための専用チャンネルを設けると効果的
• Microsoft Teams
  • チャット機能とビデオ会議機能が統合されており、Office 365と連携
• Chatwork
  • シンプルで使いやすいインターフェースを持ち、タスク管理機能を完備。
  • 中小企業やスタートアップに適しています。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールを活用することで、タスクの進捗状況を可視化し、情報を共有することができます。

• Trello
  • カンバン方式でタスクを視覚的に管理でき、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作。
  • シンプルで直感的なインターフェースが特徴。
• Asana
  • プロジェクトの進捗状況を詳細に管理でき、タスクの依存関係や期限が設定可能。
• JIRA
  • ソフトウェア開発プロジェクトに特化しており、バグトラッキングやスプリント管理が可能。
  • アジャイル開発に適している。

ドキュメント共有ツール

ドキュメント共有ツールを活用することで、リアルタイムでの共同編集が可能になります。

• Googleドキュメント
  • 複数人で同時に編集でき、コメント機能も充実。
  • Google Workspaceとの連携が強力。
• Microsoft OneDrive
  • Office 365との連携がスムーズで、WordやExcelなどのファイルをリアルタイムで共同編集可能。
• Dropbox
  • ファイルの共有と同期が簡単で、大容量のファイルもスムーズに扱える。
  • バージョン管理機能も有り。

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールを活用することで、リモートワーク中でも気軽に質問や雑談ができる環境を整えることができます。

• Tandem
  • 数クリックで会話を始められ、バーチャルオフィスのような感覚で利用できます。仕様確認のついでに雑談をするなど、活発なコミュニケーションが生まれます。
• Remo
  • バーチャルイベントや会議を開催でき、参加者同士が自由に移動して会話できるインターフェースが特徴です。ネットワーキングイベントにも適しています。

まとめ

リモートワーク時代におけるコミュニケーションの重要性は、これまで以上に高まっています。対面でのやり取りが減少する中で、効果的なコミュニケーション術を身につけることは、チームの連携を強化し、仕事の効率を高めるために欠かせません。

リモートワークのコミュニケーション課題

リモートワークでは、コミュニケーション不足や孤立感の増加、モチベーションの低下、ITツールの使いこなしなど、さまざまな課題が浮上します。これらの課題を認識し、適切な対策を講じることが重要です。

効果的なコミュニケーション術

定期的なミーティングの設定やビデオ会議の活用、チャットツールの適切な使い分けなど、具体的なテクニックを実践することで、リモートワークでも円滑なコミュニケーションを維持することができます。また、フィードバックの重要性や雑談の時間を設けること、感謝の気持ちを伝えることも大切です。

コミュニケーションを円滑にするツール

ビデオ会議ツールやチャットツール、プロジェクト管理ツール、ドキュメント共有ツールなど、適切なツールを活用することで、情報の共有や報告がスムーズに行えます。これにより、チーム全体での協力体制を強化することができます。

リモートワーク時代において、これらのテクニックやツールを活用し、効果的なコミュニケーションを実現することで、チームの一体感を高め、仕事の効率を向上させることができます。ぜひ、これらの方法を実践して、リモートワークでも充実したコミュニケーションを築いてください。