サラリーマンのための効果的なToDoリスト活用術

誰しも仕事やプライベートで「ToDoリスト」を使用しているのではないでしょうか。

タスクを管理する上で必須のスキルですよね。

自分の「ToDoリスト」をより活用的にしたいと考えている人に向けて、基本的なことから活用方法まで解説しています。

「ToDoリスト」を見直してより効率的に業務を進めていきましょう。

ToDoリストの基本ステップ

1. 作業の内容を洗い出す
   • まず、頭の中にある作業を一通り書き出します。具体的で実施可能なタスクを選びましょう。
   • 作業の単位が小さく、完了条件がはっきりしていることがポイントです。
2. 優先順位をつける
   • 洗い出した作業に優先順位をつけていきます。重要なタスクから順に番号を振りましょう。
   • 4象限マトリクスを使って、緊急度と重要度を考慮するのも良い方法です。
3. 実施期限を決める
   • 各作業に実施期限を設定します。実施日が決まっているものから順に割り振りましょう。
4. 作業の完了を記録する
   • 作業が終わったら、ToDoリスト上でステータスを「完了」に変えましょう。

タスクはできるだけ細かく分けることがポイントです。

ToDoリストに記入する事項

「ToDoリスト」にはタスク名だけで以下の情報を記入するようにしてください。

• 期限
• 所要時間
• 優先順位

タスクの見積もりと締め切りを把握することで、効率的なスケジュール管理が可能です。

下記の記事で解説している時間管理術と組み合わせることで、より効率的にタスクを処理することができます。

時間管理術/ポモドーロ・テクニック＆2分ルール

時間管理テクニックである、ポモドーロ・テクニック＆2分ルールを実践方法、体験談を用いて解説。時間がない30代サラリーマンこそ参考にすべき内容です。

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2024.08.20

達成感を味わいながら消す

タスクを完了したら必ず消すようにしてください。そうすることで視覚的に業務が進んでいることが実感でき、達成感を得ることができます。

達成感を得ることは仕事へのモチベーションを維持することにも効果的です。

モチベーションについて知りたい方は下記の記事で解説しています。

30代サラリーマン必見！仕事のモチベーションを高める4つの方法

30代サラリーマン必見！仕事のモチベーションを維持するための具体的な方法を紹介。目標設定、ワークライフバランス、スキルアップ、人間関係の改善など、実践的なアドバイスが満載です。

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2024.08.17

最適なフォーマットの選択

ToDoリストのフォーマットを選ぶ際には、自分のライフスタイルや好みに合ったものを選ぶことが大切です。

以下に紙とデジタルの長所をまとめました。

紙のToDoリストの長所

1. 満足感と達成感
   • 紙に書き出すことで、満足感や達成感を得られます。手で書く経験は、気持ちをリフレッシュさせる効果もあります。
2. 手軽に使用できる
   • ノートやインデックスカードに書き込むことで、どこにでも持ち運べます。バッテリーの心配も不要です。
3. OSやアプリに依存しない
   • ノートのブランドを気にせず、自由に使えます。OSの互換性やアプリの設定に悩む必要はありません。
4. 画面を見る時間が減る
   • デジタル画面から離れて、休憩を取りながらタスクを整理できます。

デジタルToDoリストの長所

1. タスクの作成と並べ替えが簡単
   • アプリを使えば、新しいタスクを簡単に作成できます。タスクの順番も自由に変えられます。
2. カスタマイズ可能
   • 色やスタイルでToDoリストをカスタマイズできます。見た目にも鮮やかなリストを作成できます。
3. 同期とアクセスが便利
   • スマホやPCからいつでもアクセスでき、リアルタイムに同期されます。
4. リマインダー機能がある
   • 締切を忘れないようにリマインドしてくれます。

おわりに

「ToDoリスト」をただのメモ・記憶を補助するためのツールとして使用するだけでなく、より効率的にタスクを処理していけるように自分なりに改良していくことが大切です。

アプリも沢山ありますし、excelで自分で管理することもできます。outlookにも機能としてありますね。

より効率的にタスクを処理し、有意義な時間を創り出していきましょう。